Addendum sul trattamento dei dati
Ultimo aggiornamento: 20 settembre 2026
Il presente Addendum sul trattamento dei dati ("Addendum") forma parte dei Termini di utilizzo di Rentlica. Si applica quando Rentlica ("Responsabile del trattamento") tratta dati personali per conto di un cliente azienda di noleggio ("Titolare") nel Servizio.
1. Ruoli
Il Titolare determina finalità e mezzi del trattamento dei dati personali di noleggiatori, conducenti, prenotazioni, contratti, consegne, danni e dati operativi correlati. Rentlica tratta tali dati solo come Responsabile, salvo dove Rentlica è Titolare per dati di account, fatturazione, supporto e sito come descritto nell'Informativa sulla privacy.
2. Oggetto e durata
L'oggetto è l'hosting e il trattamento dei dati dello spazio del Titolare per fornire il Servizio. Il trattamento dura per la durata dell'abbonamento e per ogni conservazione consentita dopo la fine.
3. Natura e finalità
Il trattamento include archiviazione, recupero, visualizzazione, trasmissione verso destinazioni configurate dal Titolare (inclusi canali partner, client API e webhook), generazione di documenti, cattura di firme elettroniche e cancellazione. La finalità è fornire software per le operazioni di autonoleggio su istruzione del Titolare.
4. Tipi di dati e interessati
Gli interessati includono lo staff del Titolare, i noleggiatori, i conducenti aggiuntivi e i viaggiatori indicati sulle prenotazioni da canale partner. I dati personali possono includere identificazione e contatti, data di nascita, dati della patente, dati di prenotazione e stato di pagamento conservati dal Titolare, immagini della firma e registro di audit della firma, fotografie della condizione del veicolo e comunicazioni necessarie al noleggio. Categorie particolari di dati non sono richieste dal Servizio; il Titolare non deve caricarle salvo che abbia una base giuridica e ci abbia istruito per iscritto.
5. Istruzioni
Il Responsabile tratterà i dati personali solo su istruzioni documentate del Titolare, inclusi i Termini, il presente Addendum e la configurazione nel Servizio, salvo che il diritto dell'Unione o di uno Stato membro imponga diversamente. Il Titolare garantisce che le istruzioni sono lecite.
6. Riservatezza
Il Responsabile assicura che le persone autorizzate a trattare dati personali si siano impegnate alla riservatezza o siano soggette a un adeguato obbligo legale di segretezza.
7. Sicurezza
Tenuto conto dello stato dell'arte, dei costi e della natura dei dati, il Responsabile attua misure tecniche e organizzative adeguate, inclusa cifratura in transito, controllo degli accessi per ruolo, credenziali a privilegi minimi e registrazione di audit delle modifiche. Per i file si usa l'archivio oggetti; per i record strutturati un database gestito.
8. Sub-responsabili
Il Titolare autorizza il Responsabile a usare sub-responsabili ragionevolmente necessari per fornire il Servizio, inclusa autenticazione, pagamento, misurazione (ove il Titolare o un visitatore del sito abbia acconsentito), monitoraggio errori, hosting di database gestito e archivio oggetti. Clerk (autenticazione), PayPal (pagamenti) e Google Tag Manager (misurazione marketing) sono fornitori nominati attuali. Il Responsabile imporrà ai sub-responsabili obblighi di protezione dei dati non meno protettivi del presente Addendum. L'elenco aggiornato è disponibile su [email protected]. Il Responsabile darà avviso delle modifiche previste ai sub-responsabili nominati così che il Titolare possa opporsi per motivi ragionevoli.
9. Trasferimenti internazionali
Ove i dati personali siano trasferiti fuori dallo SEE, il Responsabile assicurerà un meccanismo di trasferimento valido, come una decisione di adeguatezza o clausole contrattuali standard, insieme a misure supplementari ragionevolmente necessarie.
10. Assistenza
Tenuto conto della natura del trattamento, il Responsabile assisterà il Titolare con misure tecniche e organizzative adeguate, per quanto possibile, per le richieste degli interessati, le valutazioni d'impatto e le consultazioni con le autorità di controllo. I noleggiatori devono di norma rivolgersi al Titolare; il Responsabile non risponderà come se fosse il Titolare se non per reindirizzare la richiesta.
11. Violazioni dei dati
Il Responsabile notificherà il Titolare senza ingiustificato ritardo dopo aver preso conoscenza di una violazione di dati personali che riguarda i dati del Titolare, con le informazioni ragionevolmente disponibili per aiutare il Titolare a adempiere ai propri obblighi di notifica.
12. Restituzione e cancellazione
Durante l'abbonamento il Titolare può esportare i dati tramite le funzioni del Servizio o su richiesta. Dopo la fine del Servizio, il Responsabile cancellerà o restituirà i dati personali del Titolare entro 90 giorni, salvo che il diritto dell'Unione o di uno Stato membro imponga la conservazione, o il Titolare richieda una conservazione più lunga di contratti firmati ed evidenza di condizione ancora giuridicamente necessaria. Le copie di backup escono dalla rotazione nel ciclo ordinario.
13. Audit
Il Responsabile metterà a disposizione le informazioni ragionevolmente necessarie per dimostrare la conformità al presente Addendum. Gli audit sono limitati a uno ogni 12 mesi salvo che un'autorità competente o una violazione documentata richiedano ragionevolmente di più, e devono svolgersi con preavviso ragionevole, in orario lavorativo, senza compromettere la sicurezza di altri clienti.
14. Responsabilità e prevalenza
La responsabilità ai sensi del presente Addendum è soggetta alle limitazioni dei Termini, salvo dove una norma imperativa sulla protezione dei dati disponga diversamente. In caso di conflitto sul trattamento dei dati personali, il presente Addendum prevale sui Termini.
15. Contatti
Contatto del Responsabile per il presente Addendum: [email protected].