Politique de confidentialité
Dernière mise à jour: 20 septembre 2026
La présente Politique de confidentialité explique comment Rentlica traite les données à caractère personnel lorsque vous utilisez notre site web et notre logiciel. Elle doit être lue conjointement avec nos Conditions d’utilisation, notre Politique relative aux cookies et notre accord de traitement des données (DPA).
1. Personnes concernées par cette politique
La présente politique couvre (a) les visiteurs de notre site marketing, (b) les membres du personnel utilisateurs d’un espace de travail Rentlica et (c) la manière dont nous traitons les données des locataires et des autres clients pour le compte des entreprises de location.
2. Rôles
Pour le compte, la facturation, l’assistance et la mesure d’audience du site web, Rentlica détermine les finalités du traitement (responsable du traitement). Pour les données relatives aux locataires, aux conducteurs, aux réservations, aux contrats, aux états des lieux, aux dommages et aux réservations issues des canaux partenaires stockées dans votre espace de travail, vous (l’entreprise de location) êtes le responsable du traitement et Rentlica est le sous-traitant, comme prévu dans l’accord de traitement des données (DPA).
3. Données de compte et de facturation
En qualité de responsable du traitement, nous collectons le nom, l’adresse e-mail, les informations sur l’entreprise, le rôle, la préférence de langue, les identifiants d’authentification fournis par notre prestataire de connexion, les données d’abonnement et de facturation, ainsi que le statut de paiement communiqué par notre prestataire de paiement. Nous ne stockons pas les numéros complets de carte de paiement sur nos systèmes.
4. Données de l’espace de travail et des locataires
Sur vos instructions, nous hébergeons les données saisies par vous et par vos intégrations. Il peut s’agir des fiches véhicules et agences ; des réservations ; des informations relatives aux locataires et aux conducteurs additionnels (nom, coordonnées, adresse, date de naissance, informations relatives au permis de conduire) ; des listes de contrôle des états des lieux ; des descriptions, schémas et photographies des dommages ; des documents de location signés, des images de signature et des données d’audit de signature ; des messages échangés avec les canaux partenaires ; de la configuration des API et des webhooks ; et des journaux d’audit du personnel.
5. Signatures électroniques
Lorsqu’un espace de travail recueille une signature, nous conservons l’image, le document signé, une empreinte de ce document, la version des conditions acceptée, les horodatages et les identifiants techniques (tels que l’adresse IP et l’agent utilisateur) utilisés pour prouver l’acte de signature.
6. Photographies et relevés d’état
Les photographies de véhicules peuvent incidemment inclure des plaques d’immatriculation, des intérieurs ou des personnes à proximité. Vous ne devez collecter que ce qui est nécessaire à la location et informer les locataires que les photos et les schémas font partie du relevé d’état.
7. Canaux partenaires
Si vous activez un canal partenaire, les messages de réservation de ce partenaire peuvent contenir des données d’identité et des coordonnées du voyageur. Nous traitons ces données afin de créer et de gérer la réservation dans votre espace de travail. Nous masquons certains champs sensibles dans les journaux de messages conservés lorsque le produit est conçu à cet effet ; la fiche de réservation active contient toujours les données nécessaires à l’exécution de la location.
8. Site web, cookies et télémétrie
Sur notre site web, nous utilisons des cookies essentiels et des technologies de stockage similaires pour la sécurité, la langue et les choix en matière de cookies. Les balises de mesure, y compris Google Tag Manager, ne sont chargées que si vous acceptez les cookies analytiques. Dans le produit, nous enregistrons des données de télémétrie opérationnelle, telles que les erreurs et l’utilisation, nécessaires pour assurer la fiabilité du Service. Les détails figurent dans la Politique relative aux cookies.
9. Utilisation des données
Nous utilisons les données à caractère personnel pour fournir, sécuriser et assister le Service ; pour facturer et percevoir les frais ; pour prévenir les abus ; pour améliorer la fiabilité ; et pour respecter la loi. Nous ne vendons jamais de données à caractère personnel. Nous n’utilisons pas les données des locataires pour leur adresser de la publicité.
10. Bases légales
Lorsque le RGPD ou des règles similaires s’appliquent : l’exécution du contrat (pour fournir le compte que vous avez demandé) ; l’intérêt légitime (sécuriser le Service) ; le consentement (cookies non essentiels) ; l’obligation légale (fiscalité et comptabilité). Les activités de sous-traitance sont réalisées sur vos instructions documentées.
11. Sous-traitants et infrastructure
Nous faisons appel à des prestataires spécialisés pour exploiter le Service, notamment Clerk (authentification), PayPal (paiement des abonnements) et Google Tag Manager (balises de mesure auxquelles vous consentez sur les pages marketing). Nous utilisons également un prestataire de surveillance des erreurs, une base de données gérée et un stockage objet pour les fichiers tels que les images, les signatures et les PDF. Une liste à jour est disponible auprès de [email protected]. Les canaux partenaires que vous connectez sont vos sous-traitants ou des responsables du traitement indépendants, et non les nôtres.
12. Transferts internationaux
Les prestataires peuvent traiter des données dans l’EEE, au Royaume-Uni, aux États-Unis ou dans d’autres pays. Lorsque cela est requis, nous mettons en œuvre des garanties appropriées, telles que des décisions d’adéquation ou des clauses contractuelles types.
13. Conservation
Les données du compte et de l’espace de travail sont conservées tant que l’espace de travail est actif. Après la clôture du compte, nous supprimons ou anonymisons les données à caractère personnel dans un délai de 90 jours, à l’exception des factures et des registres que nous devons conserver à des fins fiscales et comptables, des données conservées en vue de réclamations juridiques, ainsi que des contrats signés, des fichiers de signature et des preuves d’état que vous nous avez demandé de conserver tant que vous restez client (que vous pouvez exporter et que nous conservons jusqu’à ce que leur suppression soit demandée et légalement permise). Les données traitées en qualité de sous-traitant sont également soumises à l’accord de traitement des données (DPA).
14. Vos droits
Selon votre lieu de résidence, vous pouvez disposer de droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité des données, ainsi que du droit de retirer votre consentement. Les utilisateurs d’un espace de travail doivent écrire à [email protected]. Les locataires doivent d’abord contacter l’entreprise de location ; nous assisterons cette entreprise en qualité de sous-traitant. Nous répondons dans un délai de 30 jours, sauf si la loi autorise un délai plus long.
15. Sécurité
Nous utilisons le chiffrement des données en transit, un contrôle d’accès par rôle, des identifiants de service fondés sur le principe du moindre privilège et une journalisation d’audit des actions qui modifient les données. Aucune méthode de transmission ou de stockage n’est totalement sécurisée.
16. Enfants
Le Service est destiné aux utilisateurs professionnels. Il ne s’adresse pas aux enfants.
17. Modifications
Nous publierons les mises à jour sur cette page et, en cas de modifications substantielles, nous en informerons les administrateurs des espaces de travail.
18. Contact
Questions relatives à la confidentialité : [email protected].