Accord de traitement des données (DPA)
Dernière mise à jour: 20 septembre 2026
Le présent accord de traitement des données (l’« Accord ») fait partie des Conditions d’utilisation de Rentlica. Il s’applique lorsque Rentlica (le « Sous-traitant ») traite des données à caractère personnel pour le compte d’une entreprise de location cliente (le « Responsable du traitement ») dans le cadre du Service.
1. Rôles
Le Responsable du traitement détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel relatives aux locataires, aux conducteurs, aux réservations, aux contrats, aux états des lieux, aux dommages et aux opérations connexes. Rentlica traite ces données uniquement en qualité de Sous-traitant, sauf lorsque Rentlica est Responsable du traitement pour les données de compte, de facturation, d’assistance et du site web, comme décrit dans la Politique de confidentialité.
2. Objet et durée
L’objet du traitement est l’hébergement et le traitement des données de l’espace de travail du Responsable du traitement afin de fournir le Service. Le traitement dure pendant toute la durée de l’abonnement et pendant toute période de conservation autorisée après son terme.
3. Nature et finalité
Le traitement comprend le stockage, la consultation, l’affichage, la transmission vers les destinations configurées par le Responsable du traitement (y compris les canaux partenaires, les clients API et les webhooks), la génération de documents, le recueil de signatures électroniques et la suppression. La finalité est de fournir un logiciel de gestion des opérations de location de voitures, conformément aux instructions du Responsable du traitement.
4. Catégories de données et de personnes concernées
Les personnes concernées comprennent le personnel du Responsable du traitement, les locataires, les conducteurs additionnels et les voyageurs désignés dans les réservations issues des canaux partenaires. Les données à caractère personnel peuvent inclure les données d’identification et les coordonnées, la date de naissance, les informations relatives au permis de conduire, les données de réservation et de statut de paiement stockées par le Responsable du traitement, les images de signature et les données d’audit de signature, les photographies de l’état des véhicules et les communications nécessaires à l’exécution d’une location. Le Service ne demande pas de catégories particulières de données ; le Responsable du traitement ne doit pas en téléverser, sauf s’il dispose d’une base légale et nous en a donné instruction par écrit.
5. Instructions
Le Sous-traitant ne traite les données à caractère personnel que sur instruction documentée du Responsable du traitement, y compris les Conditions, le présent Accord et la configuration définie par le Responsable du traitement dans le Service, sauf si le droit de l’Union ou le droit de l’État membre l’exige autrement. Le Responsable du traitement garantit que ses instructions sont licites.
6. Confidentialité
Le Sous-traitant veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité.
7. Sécurité
Compte tenu de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature des données, le Sous-traitant met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment le chiffrement des données en transit, le contrôle d’accès par rôle, des identifiants fondés sur le principe du moindre privilège et la journalisation d’audit des modifications. Un stockage objet est utilisé pour les fichiers ; une base de données gérée est utilisée pour les enregistrements structurés.
8. Sous-traitants ultérieurs
Le Responsable du traitement autorise le Sous-traitant à recourir aux sous-traitants ultérieurs raisonnablement nécessaires à la fourniture du Service, notamment pour l’authentification, le paiement, la mesure d’audience (lorsque le Responsable du traitement ou un visiteur du site web y a consenti), la surveillance des erreurs, l’hébergement de bases de données gérées et le stockage objet. Clerk (authentification), PayPal (paiements) et Google Tag Manager (mesure d’audience marketing) sont les prestataires actuellement désignés. Le Sous-traitant imposera aux sous-traitants ultérieurs des obligations en matière de protection des données offrant un niveau de protection au moins équivalent à celui du présent Accord. Une liste à jour est disponible auprès de [email protected]. Le Sous-traitant informera le Responsable du traitement de tout changement envisagé concernant les sous-traitants ultérieurs désignés, afin que le Responsable du traitement puisse s’y opposer pour des motifs raisonnables.
9. Transferts internationaux
Lorsque des données à caractère personnel sont transférées en dehors de l’EEE, le Sous-traitant s’assure de l’existence d’un mécanisme de transfert valable, tel qu’une décision d’adéquation ou des clauses contractuelles types, accompagné de toute mesure supplémentaire raisonnablement requise.
10. Assistance
Compte tenu de la nature du traitement, le Sous-traitant aide le Responsable du traitement, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, dans toute la mesure du possible, à répondre aux demandes des personnes concernées, à réaliser les analyses d’impact relatives à la protection des données et à mener les consultations des autorités de contrôle. Les locataires doivent normalement contacter le Responsable du traitement ; le Sous-traitant ne répondra pas comme s’il était le Responsable du traitement, si ce n’est pour réorienter la demande.
11. Violations de données à caractère personnel
Le Sous-traitant notifie au Responsable du traitement, dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance, toute violation de données à caractère personnel affectant les données à caractère personnel du Responsable du traitement, en lui communiquant les informations raisonnablement disponibles pour l’aider à satisfaire à ses propres obligations de notification.
12. Restitution et suppression
Pendant la durée de l’abonnement, le Responsable du traitement peut exporter les données au moyen des fonctionnalités du Service ou sur demande. Au terme du Service, le Sous-traitant supprime ou restitue les données à caractère personnel du Responsable du traitement dans un délai de 90 jours, sauf si le droit de l’Union ou le droit de l’État membre exige leur conservation, ou si le Responsable du traitement demande une conservation prolongée des contrats signés et des preuves d’état qui demeurent juridiquement nécessaires. Les copies de sauvegarde sont supprimées selon le cycle de rotation ordinaire des sauvegardes.
13. Audits
Le Sous-traitant met à disposition les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer le respect du présent Accord. Les audits sont limités à un par période de 12 mois, sauf si une autorité compétente ou une violation documentée en justifie raisonnablement davantage, et doivent être réalisés moyennant un préavis raisonnable, pendant les heures ouvrables et sans compromettre la sécurité des autres clients.
14. Responsabilité et ordre de priorité
La responsabilité au titre du présent Accord est soumise aux limitations prévues par les Conditions, sauf disposition impérative contraire en matière de protection des données. En cas de contradiction concernant le traitement des données à caractère personnel, le présent Accord prévaut sur les Conditions.
15. Contact
Contact du Sous-traitant pour le présent Accord : [email protected].